Rompe con el “aquí siempre se ha hecho así” y aprende a gestionar el cambio

Gestion del cambio

Que el cambio es algo inherente a la actividad empresarial ya no es noticia. Lo que sí que resulta novedoso y a veces impredecible, es la velocidad con la que irrumpe y revoluciona estructuras completas, en forma de tormenta perfecta. Por ello, las compañías deben estar preparadas para afrontarlo, para subirse al tren de la transformación antes de que sea demasiado tarde.

Pero para ello, no basta con disponer de la tecnología o de las herramientas adecuadas. Sino que el éxito de su implantación nace de la conjunción de múltiples factores, que para que den sus frutos, necesitan de una buena definición del proyecto y de la implicación de todos los empleados en el proceso transformador.

Así dicho parece muy sencillo, pero no todas las compañías gestionan de forma adecuada el cambio, y acaban abocando al fracaso cualquier tentativa innovadora.

Para que esto no ocurra, y para que consigas romper con la premisa de ‘aquí siempre se ha hecho así y no ha pasado nada’, en este post te damos las claves para desarrollar este proceso, y cómo afrontar la resistencia al cambio que puede surgir entre los colaboradores. ¡Toma nota!

ETAPAS DEL PROCESO TRANSFORMADOR

1. Análisis

Es importante tener una visión clara y saber si la empresa se encuentra en el momento adecuado para llevar a cabo el proceso de transformación.

Gestion del cambio: analisisPara ello, es fundamental que los dirigentes realicen un diagnóstico inicial del estado de la compañía y de cada uno de los departamentos, y tener en cuenta todos los procedimientos diarios, para entender qué energía y qué esfuerzos deben llevarse a cabo para que implique el mínimo nivel de estrés posible.

Además, se deben revisar los recursos con los que cuenta la organización para apoyar el cambio, comunicarlo, hacer seguimiento y retroalimentarlo.

También se debe considerar la velocidad con la que debe ser implementado este cambio, así como el aprendizaje de los colaboradores de la organización, para así poder generar un plan de acción que busque un balance en ambos y agilice el proceso.

Además de realizar un análisis inicial del entorno, teniendo en cuenta las complicaciones que puedan surgir, así como las medidas de ajuste, se ha de considerar un plan presupuestal claro que se acople a la situación financiera de la empresa, para hacer planes de acción concretos basados en números reales.

2. Definir el plan de acción

Gestion del cambio: definir el plan de accionEn un primer momento, se ha de establecer un contacto inicial, para identificar qué es lo que se quiere lograr desde el punto de vista financiero, operacional y de negocios, y conseguir que sea compartido.

Además, en este plan de acción, se han de concretar las fases en las que se va a dividir el proceso de transformación, los pasos a seguir para implantar las nuevas herramientas, y definir quiénes van a ser las personas que van a impulsar el cambio.

Por otro lado, deben concretarse acciones de mejora de la comunicación, formación, liderazgo y motivación, que desarrollen la implantación del proyecto en el menor tiempo posible.

  • Escoge a líderes inspiradores

La gestión del cambio debe evitar la imposición, por lo que se debe apostar, en su lugar, por estrategias de motivación, diálogo, negociación y participación.

Para llevar a cabo esta misión, la organización necesita de un líder que actúe como facilitador de la gestión del cambio, manejando y distribuyendo la información, propiciando la participación, marcando el camino a seguir, motivando al personal hacia el nuevo futuro y, en definitiva, acompañando a todos los afectados durante todo el camino.

  • Plan de formación

El plan de formación resultará clave a la hora de enseñar las nuevas herramientas y procesos a los empleados. Además, se ha de establecer un seguimiento de todos y cada uno de ellos, para poder aplicar mejoras.

  • Plan de comunicación

Con el fin de hacer un proceso de sensibilización y aceptación más eficiente, se recomienda generar un plan de comunicación.

Este plan será útil para reducir la resistencia al cambio, que puede implementarse con la apertura de canales de comunicación, donde las personas tengan contacto con un líder para resolver las dudas o posibles confusiones que se presenten por parte de los colaboradores ante los retos, implicaciones, beneficios y consecuencias del cambio.

3.EJECUCIÓN, DESARROLLO Y RETROALIMENTACIÓN

Gestion del cambio: ejecucion, desarrollo y retroalimentacionCuando la organización consigue contar con el visto bueno de todas las partes, llega el momento de diseñar los pilares sobre los que se construirá el cambio, permitiendo ver de una forma más práctica y real cómo se materializará la evolución.

En este momento, es cuando comienza el trabajo técnico, con planes de desarrollo de los nuevos procesos, bienes y servicios, donde es imprescindible involucrar a los líderes para evitar rechazos.

  • Establece un cronograma y las etapas de desarrollo

Para una buena ejecución, es recomendable en primera instancia hacer un cronograma concreto para poder hacer reales las ideas y planes propuestos.

  • Impregnar a toda la organización de cultura de cambio

La participación no es una opción. El éxito del proceso descansará en la capacidad de la empresa de involucrar a todos los grupos de interés para que puedan crear un futuro en el que se sientan incluidas.

Debe ser implantado desde los niveles inferiores, mediante comunicación, conocimiento, y desarrollo de habilidades y actitudes que permitirán modificar el comportamiento individual y de equipo.

Para minimizar el efecto del cambio, es necesario diseñar una serie de actuaciones que disminuyan el impacto negativo y de incertidumbre que dicho cambio provoca en las organizaciones.

En definitiva, debemos tener claro que el proyecto ha de nacer con el respaldo del mayor número de responsables de la organización, así como que las razones y los objetivos del proyecto estén lo suficientemente claros y consolidados, que se comunique correctamente y se desarrolle adaptándose a la estructura interna de la empresa.

4. MANTENIMIENTO, EVOLUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Es importante considerar la retroalimentación y resultados encontrados en la anterior etapa, pues de ahí se pueden generar varias acciones preventivas para que la organización no vuelva a su estado inicial.

Para esto, se deben resaltar las ventajas competitivas y logros que se alcanzan y hacerlos evidentes, para mantener la motivación. Además, los cambios introducidos deben contar con el compromiso por parte de la empresa de facilitar los medios y recursos para que puedan desarrollarse adecuadamente.

Cómo asume el cambio el empleado: Los pasos hacia la transformación

Cualquier cambio, por pequeño que sea, genera incertidumbre, desconfianza e incomodidad entre los empleados; simplemente por el hecho de que otros han tomado la decisión por ellos, y porque en un primer momento no se perciben los aspectos positivos del mismo.

Gestion del cambio: Los pasos hacia la transformaciónPara liderar cualquier proceso de cambio, es necesario empatizar con todos y cada uno de los trabajadores, entendiendo las diferencias individuales que tendrán en cuanto a su aprendizaje y motivación y, por tanto, en el tiempo que necesitará cada uno de ellos en asumir el cambio.

A continuación, concretamos algunas de las etapas por las que comúnmente pasan los empleados desde que salen de su zona de confort hasta que consiguen asumir y hacer suyo el cambio, y que te ayudarán a entender sus actitudes para que puedas guiarles mejor a lo largo de todo el proceso.

Porque las personas son los protagonistas del cambio… ¡Hazlas partícipes!

Gestión del cambio: la zona de confort

La zona de confort es el estado anterior al proceso de cambio. El trabajador ha convertido su trabajo diario en una rutina, completa las tareas con relativa sencillez, y la sensación de control de su día a día le da confianza.

Sacarle de su zona de confort puede resultar complicado. Por ello, en los siguientes puntos te damos las claves para saber cómo gestionarlo.

Gestion del cambio: el caos

“¿Un cambio? ¿Por qué motivo? ¿No estamos haciendo bien nuestro trabajo? ¿Es que la empresa no va bien?”

Cualquier propuesta de cambio puede producir malestar, y provocar las preguntas y rumorología que pueden minar al conjunto de los equipos. Para evitarlo, se ha de establecer una buena comunicación entre los empleados, para que comprendan los motivos, el proceso y las consecuencias de todas las decisiones tomadas por la compañía, para que pueda ser asumido con mayor naturalidad.

Gestion del cambio: el rechazo

En principio, la gran mayoría de los empleados rechazarán el cambio, por lo que habrá que darles tiempo y espacio para que asimilen y atraviesen esta fase.

De nuevo, el acompañamiento y la comunicación serán esenciales en esta etapa. Hay que tener en cuenta que el empleado aún no conoce las repercusiones que tendrá este cambio en su carrera profesional, por lo que aún no está convencido de que ese cambio sea positivo.

Gestion del cambio: la resistencia al cambio

El miedo, el enfado y la irritación serán los denominadores comunes de esta etapa. Unos elementos paralizantes y que impedirán avanzar.

Ante esta situación, se ha de ser empático e identificar en cada caso la fuente de ese miedo y dejarle ver qué implicaciones va a tener en su día a día y los beneficios que le va a aportar en cada uno de los procesos.

Cualquier factor de cambio va a provocar una resistencia por parte de aquellas personas que tienen que llevarlo a cabo, ya que obligan a salir de la zona de confort en la que se encuentran.

Esta resistencia viene originada por los miembros de la organización que perciben el cambio como un factor que va a reducir sus oportunidades profesionales, o que va a mermar su poder de decisión.

Gestion del cambio: la frustración

Visto que su resistencia al cambio no está surtiendo efecto y el cambio se va a llevar con él o sin él, el empleado puede llegar a sentirse frustrado por la situación.

Por lo que resulta imprescindible seguir manteniendo un diálogo cercano con él, dejarle expresar sus opiniones y tomar nota, pero siempre manteniendo un discurso coherente desde el inicio, para después seguir adelante con los cambios.

Gestion del cambio: añoranza

Un cambio no se realiza de la noche a la mañana. Hay que utilizar nuevas herramientas, cambiar metodologías y procesos, que conllevan  realizar ajustes de forma continua. Por ello, en un principio, se puede tardar más en realizar el mismo trabajo, al estar en pleno proceso de adaptación.

Por eso, lo normal será escuchar voces nostálgicas que remarcarán que todo tiempo pasado fue mejor, y que los problemas que surgen en la actualidad son motivados por esta etapa de transformación.

Tu misión, en este caso, será estar ahí para poner a disposición de todos los empleados una formación adecuada y personalizada, para que puedan superar todos los obstáculos.

Gestion del cambio: aceptacion progresiva

Poco a poco se van adquiriendo las competencias, se empiezan a ver los primeros resultados y los empleados obtienen una mayor motivación, energía y confianza en sí mismos.

Gestion del cambio: la integracion

Tras un período de tiempo, llegamos a la última fase del proceso: la integración.

La gestión del cambio se ha completado al 100% y cada uno de los miembros de la organización han logrado integrar este nuevo método o proceso en su rutina de trabajo, Algunos, hasta proponen nuevas formas de mejorarlo.

En definitiva, hay que aprovechar todas esas emociones positivas y utilizarlos como prescriptores entre los trabajadores que todavía necesiten alargar su período de adaptación para así alcanzar el éxito.

 

 

 

 

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